勞工處電子表格填寫 / 瀏覽程式
用戶手冊

6. 操作電子表格填寫 / 瀏覽程式


6.1 啟動電子表格填寫 / 瀏覽程式


要啟動電子表格填寫 / 瀏覽程式,請從任務列選擇「開始 下一步程式集 下一步 電子表格檔案夾 下一步 電子表格填寫 / 瀏覽程式」。

電子表格填寫 / 瀏覽程式啟動後,你可在程式的第一個視窗開啟現存的電子表格。要開啟現存的電子表格,按 「瀏覽」鍵去找尋欲開啟的電子表格檔案,然後按「繼續」鍵。

「電子表格檔案」對話框


你亦可重按電子表格的檔案(用 .afs 作檔案伸延)以啟動電子表格填寫 / 瀏覽程式。如用戶利用此途徑啟動電子表格填寫 / 瀏覽程式,螢幕將會直接出現「基本電子表格資料」對話框(請參閱第6.2.1節)。

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6.2 瀏覽及填寫電子表格

6.2.1 基本電子表格資料

當電子表格開啟時,其有效日期及簽署將會立即被核實。如果沒有發現任何問題,「基本電子表格資料」對話框(下稱「主對話框」)將會出現提醒你應在限期內填寫及遞交電子表格回勞工處。

「基本電子表格資料」對話框

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6.2.2 詳細簽署資料

電子表格填寫 / 瀏覽程式會自動核實所有電子表格上的簽署。要列出所有簽署資料及其核實結果,你可在主對話框(請參閱第6.2.1節)按「數碼簽署的詳情」鍵。

「核實過程」對話框

在開啟電子表格後,你亦可隨時按工具列上的「核實電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步 核實電子表格內簽署下一步數碼簽署的詳情」來檢視電子表格上的簽署資料及其核實結果。

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6.2.3 發行者之數碼證書

在主對話框(請參閱第6.2.1節)按 「檢視發行者的數碼證書」鍵可獲得更多有關電子表格發行者之數碼證書資料。

「數碼證書」對話框

在開啟電子表格後,你可隨時按工具列上的「核實電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格表格填寫 / 瀏覽程式下一步 核實電子表格內簽署 下一步檢視發行者的數碼證書」來檢視電子表格發行者之數碼證書資料。

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6.2.4 核實失敗

當電子表格有以下一種及同時兩種核實失敗情況出現,該電子表格將會無效﹕

(a)電子表格的有效期已屆滿;

(b)電子表格內容已受損。

如遇到這個情況,將會有一段訊息出現,提醒你該電子表格己不能使用。

訊息出現,提醒你該電子表格已不能使用

在此情況下,你應從勞工處的有關網頁<位址: http://www.labour.gov.hk/form/index.htm>下載最新版本的電子表格。

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6.2.5. 使用者須知及指示

每張電子表格都載有「使用者須知」及「指示」。在填寫及簽署電子表格前,你應先仔細閱讀有關資料。要閱覽這兩項資料,請分別在主對話框(請參閱第6.2.1節)按「使用者須知」及「指示」 鍵。

「使用者須知及指示」對話框 (指示)

「使用者須知及指示」對話框 (使用者須知)

在開啟電子表格後,你亦可隨時按在工具列上的「使用者須知及指示」圖標或從目錄選擇「電子表格表格填寫 / 瀏覽程式 下一步使用者須知及指示」來提取這兩項資料。

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6.2.6 閱覽電子表格

要閱覽電子表格,在主對話框 ( 請參閱第6.2.1節 )按 "繼續" 鍵,電子表格便會隨後在Acrobat 5.0版本介面內開啟。

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6.2.7 用Acrobat 開啟電子表格

當電子表格載入Acrobat 5.0版本的介面後,下列五個電子表格表格填寫 / 瀏覽程式獨有的圖標將顯示出現在工具列上。

「簽署及儲存電子表格」圖標 「簽署及儲存電子表格」圖標
「核實電子表格」圖標 「核實電子表格」圖標
儲存 「儲存電子表格」圖標
傳送 「傳送電子表格」圖標
資訊 「使用者須知及指示 」圖標

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6.2.8 填寫電子表格

在填寫電子表格前,請先仔細閱讀個別電子表格的「指示」欄 (請參閱第6.2.5節),並根據內載的指引進行填寫。

要填寫電子表格,請將指標移到有關欄位上,然後輸入資料。要前往下一個欄位,只要按鍵盤上的「tab」鍵便可。當指標在下一個欄位上閃動,便可輸入資料。

用Acrobat 開啟電子表格

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6.2.9 處理附件

為方便勞工處處理電子表格,我們建議你使用電子表格填寫 / 瀏覽程式的 「處理附件」功能來夾附任何電子表格的附帶文件。

要處理電子表格的附帶文件,請從目錄選擇 「電子表格填寫 / 瀏覽程式 下一步處理附件」。

「附帶文件」對話框

如果有關電子表格的部份容許夾附附帶文件,你可在「附帶文件」對話框按 「新增附帶文件」鍵去把合適的檔案附加在電子表格中。

你亦可在「附帶文件」對話框按「移除附帶文件」鍵去刪除有關部分的附帶文件。

欲取出附帶文件,你可在「附帶文件」對話框按「取出附帶文件」鍵。「另存檔案」視窗對話框便會開啟,詢問你欲儲存該附帶文件的位置。

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6.2.10 簽署電子表格


注意︰
已加簽的電子表格檔案不可再作更改。 若要更改已加簽的電子表格,你需要先行移除簽署( 請參閱第6.2.10.2節 )

要簽署電子表格,請按工具列上的「簽署及儲存電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步簽署及儲存電子表格」。

視乎個別電子表格的性質,部份電子表格規定用戶必須進行加簽,作核實之用或以符合法定要求。我們建議你仔細閱讀個別電子表格的「指示」欄 (請參閱第6.2.5節),以確定有關電子表格或其某些部份是否必須進行加簽。

就沒有這項規定的電子表格,你可自行按需要決定是否進行加簽。

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6.2.10.1 選擇數碼證書

當你按工具列上的「簽署及儲存電子表格」圖標 或從目錄選擇 「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步簽署及儲存電子表格」,「簽署文件」對話框便會出現。

「簽署文件」對話框

電子表格填寫 / 瀏覽程式會預先設定用戶擬選擇使用「智能讀咭器內的智能身份證數碼證書」來簽署電子表格。如你同意有關預設選項,請採取下列步驟︰

  1. 按 「選擇」鍵選取智能閱讀器;
  2. 當螢幕上出現可選取的智能閱讀器時,選取合適的智能閱讀器,然後按「繼續」鍵;


    「簽署文件」對話框 (可供選擇的智能咭閱讀器)


  3. 輸入智能身份證的密碼;


    「HKPost e-Cert」對話框

  4. 選取合適的數碼證書;

    「簽署文件」對話框 (可供選擇的數碼證書)

  5. 當證書的用戶名稱出現時,按 「簽署」鍵;及
  6. 按「是」去確定簽署。

對話框詢問你是否確定簽署文件


如你欲使用P12或PFX形式( 即儲存在硬碟或磁碟內)的數碼證書以簽署電子表格,請採取下列步驟︰

  1. 選擇「P12或PFX形式的數碼證書」之選項;
  2. 按 「瀏覽」去選擇合適的P12或PFX檔案;
  3. 按「簽署」鍵;
  4. 輸入密碼,然後按「確定」鍵;及
  5. 按「是」去確定簽署。

如你欲用戶使用安裝在系統內的數碼證書以簽署電子表格,請採取下列步驟︰

  1. 選擇 「系統內的數碼證書」之選項;
  2. 選擇合適的數碼證書;
  3. 當證書的用戶名稱出現時,按「簽署」鍵;
  4. 按「是」去確定簽署;及
  5. 如用戶的證書已作保密處理,請在簽署電子表格前輸入密碼 。

「簽章資料含有您的私人交換金鑰!」話話框

 

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6.2.10.2 移除簽署

要移除己加簽的電子表格上的簽署,請從目錄選擇「電子表格表格填寫 / 瀏覽程式下一步移除簽署」。

確認移除數碼簽署對話框

然後,你只須選用原先用來簽署電子表格的數碼證書及輸入相關密碼作核實,便可將簽署移除。

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6.2.11 地區資料

如果電子表格需要用戶提供地區資料時,當你在選擇簽署電子表格後,「選擇地區」對話框便會自動啟動及出現。當這對話框出現時,請選擇適當地區,然後按「確定」鍵去繼續電子表格填寫 / 瀏覽程式的操作。

「選擇地區」對話框


有關地區分類的準則詳情,請參閱個別電子表格的「指示」欄(請參閱第6.2.5節)。

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6.2.12 儲存電子表格

當電子表格成功簽署、或當你按工具列上的「儲存電子表格」圖標、或你從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步儲存電子表格」,「另存檔案」視窗便會啟動及出現。請在此視窗輸入新存檔案的名稱及位置。

「另存新檔」視窗

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6.2.13 加密電子表格(可選擇不加密)

當你成功簽署電子表格後,為保安原因,電子表格填寫 / 瀏覽程式會詢問你是否需要將電子表格加密。請注意,電子表格在加密後,只有勞工處才可開啟有關的電子表格。故此,如你仍要閱覽 / 填寫 / 簽署 / 更改電子表格,切勿將電子表格加密。

確認電子表格加密對話框

如你希望將文件加密,按 「是」鍵。此時,你會被提醒加密過程會需要一段時間。如你決定繼續加密過程,可按「繼續」鍵。否則,按「取消加密」鍵。

「加密電子表格」對話框

無論你是否決定將電子表格加密,電子表格填寫 / 瀏覽程式皆會詢問你是否希望用電郵方式發送電子表格。

 

對話框詢問你是否希望用電郵方式發送已經加密的電子表格

 

對話框詢問你是否希望用電郵方式發送電子表格

如你按工具列上的「傳送電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步傳送電子表格」,電子表格填寫 / 瀏覽程式會亦會自動詢問你是否需要將電子表格加密。

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6.2.14 傳送電子表格

當你完成簽署(及在有需要的情形下加密 ) 電子表格後,電子表格填寫 / 瀏覽程式會詢問你是否需要用電郵發送電子表格。

對話框詢問你是否希望用電郵方式發送電子表格

如你欲用電郵發送電子表格,按「是」鍵,電子表格便會經電郵以郵件中的附加檔案的樣式發送。如你不欲發出電子表格,按 「否」鍵。

另外,你亦可按工具列上的「傳送電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式 下一步傳送電子表格」,把電子表格經電郵發送。

 

經電郵發送電子表格


在「電郵申請表格」視窗中,電子表格填寫 / 瀏覽程式會預先設定收件者為勞工處。你可按你的需要隨意更改電郵的收件者及其他資料,然後按「傳送」鍵把電郵發出。

注意:
為方便勞工處處理電子表格,我們建議你在每一份電子郵件中只安排夾附一張電子表格。

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6.2.15 開啟另一張電子表格

當完成以上的運作,你會被問及是否需要開啟另一張電子表格。

對話框詢問你是否需要開啟另一張電子表格

如你需要開啟另一張電子表格,按「是」鍵。如你不需要,按「否」鍵去離開電子表格表格填寫 / 瀏覽程式。

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6.2.16 工具列上之圖標

6.2.16.1 「簽署及儲存電子表格」圖標簽署

你可於任何時間按工具列上的「簽署及儲存電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步簽署及儲存電子表格」 去簽署及儲存已填妥之電子表格。詳情請參閱第6.2.10節

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6.2.16.2 「核實電子表格」圖標核實

你可於任何時間按工具列上的「核實電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格表格填寫 / 瀏覽程式下一步 核實電子表格內簽署 」去核實電子表格的真確性。詳情請參閱第6.2.2節第6.2.3節

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6.2.16.3「儲存電子表格」圖標「儲存電子表格」圖標

你可於任何時間按工具列上的「儲存電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步儲存電子表格」去儲存電子表格。詳情請參閱第6.2.12節

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6.2.16.4 「傳送電子表格」圖標 「傳送電子表格」圖標

你可於任何時間按工具列上的「傳送電子表格」圖標或從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步傳送電子表格」去把電子表格經電郵發送。詳情請參閱第6.2.14節

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6.2.16.5 「使用者須知及指示 」圖標「使用者須知及指示 」圖標

你可於任何時間按工具列上的「使用者須知及指示 」圖標或從目錄選擇「電子表格填寫 / 瀏覽程式下一步指示及使用者須知」去提取「使用者須知」及「指示」的資料。詳情請參閱第6.2.5節

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