勞工處電子表格填寫程式
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6. 操作電子表格填寫程式

6.1 啟動電子表格填寫程式

  1. 要啟動電子表格填寫程式,請從任務列選擇「開始 下一步 所有程式 下一步 Versitech E-Form檔案夾 下一步 E-Form Filler v3.0」。 電子表格填寫程式啟動後,你可在目錄按下「電子表格 下一步 開啟」 ,來開啟現存的電子表格。

    使用「電子表格填寫程式」開啟電子表格

  2. 請先選擇所需電子表格文件的檔案,然後按「開啟」鍵。

    「開啟XML文件」對話框

    你亦可重按電子表格的檔案(用 .vxf 作檔案伸延)以啟動電子表格填寫程式。



6.2 填寫電子表格

要填寫電子表格,請將指標移到有關欄位上,然後輸入資料。要前往下一個欄位,只要按鍵盤上的「Tab」鍵便可。當指標在下一個欄位上閃動,便可輸入資料。

用電子表格填寫程式填寫電子表格

有些電子表格文件包含多頁,你可以使用下列工具列上的圖示,在不同的頁面之間進行切換。

切換電子表格頁面

切換到電子表格的首頁圖示 切換到電子表格的首頁;
切換到電子表格的上一頁圖示 切換到電子表格的上一頁;
切換到電子表格的下一頁圖示 切換到電子表格的下一頁;
切換到電子表格的尾頁圖示 切換到電子表格的尾頁;及
切換電子表格頁面工具列 填入所需的頁數後按鍵盤上的「Enter」鍵,便可即時切換到該頁面。


6.3 處理附件

為方便勞工處處理電子表格,我們建議你使用電子表格填寫程式的 「附件管理」功能來夾附任何電子表格的附帶文件。

要處理電子表格的附帶文件,請從目錄選擇 「工具 下一步 開啟附件」。

「附件管理」對話框

在「附件管理」對話框中,你可以:

  • 按「新增」鍵去把合適的檔案附加在電子表格中。每份電子表格都有不同的附件上限,而上圖的附件上限不能超過5個;
  • 按「檢視」鍵去查看該附件的內容;
  • 按「另存」鍵把所選的附件放到指定目錄中;及
  • 按「移除」鍵去刪除有關部分的附帶文件。


6.4 簽署電子表格

注意︰
已加簽的電子表格檔案不可再作更改。 若要更改已加簽的電子表格,你需要先行移除簽署(請參閱移除簽署

  1. 請按電子表格內的簽署方塊來簽署電子表格。

    簽署方塊

  2. 從「簽署區段」對話框中,選擇電子證書「由PKCS#12檔案讀取」。

    「簽署區段」對話框

  3. 在檔案對話框選定所需的數碼證書(採用".p12"或".pfx"格式)的檔案位置。

    「請選擇PCKS#12檔案」對話框

  4. 輸入該證書檔案的密碼及按「OK」鍵以確認數碼簽署。

    在「簽署區段」對話框輸入該證書檔案的密碼

  5. 若成功簽署,便會出現電子表格簽署成功的訊息。

    「簽署區段」對話框確定表格簽署成功的訊息



6.4.1 移除簽署

  1. 你可以按電子表格內已簽署的簽署方塊,然後按「解除簽署」來移除簽署。

    於已簽署的簽署方塊,按「解除簽署」

  2. 從「復原簽署區段」對話框中,選擇電子證書「由PKCS#12檔案讀取」。

    「復原簽署區段」對話框

  3. 選擇原先用來簽署電子表格的數碼證書。

    「請選擇PCKS#12檔案」對話框

  4. 輸入該證書檔案的密碼及按「OK」鍵以確認移除數碼簽署。

    在「復原簽署區段」對話框輸入該證書檔案的密碼

  5. 如證書相符,會出現移除簽名成功的訊息。

    在「復原簽署區段」對話框確定移除簽名成功的訊息



6.5 儲存電子表格

即使未完成填寫整份表格,你也可隨時把電子表格文件儲存到檔案中,以便稍後開啟、瀏覽和繼續填寫。 完成表格後,請即時儲存,並在遞交表格前應先將表格加密。(請參閱加密電子表格傳送電子表格

你可從目錄選擇「電子表格 下一步 存儲檔案」,來儲存電子表格。

另外,你可從目錄選擇「電子表格 下一步 另存檔案」來另存電子表格。 這時「儲存檔案」對話框便會啟動及出現。請在此視窗輸入新存檔案的名稱及位置。

「儲存檔案」對話框



6.6 加密電子表格

為保障表格文件內的資料不會在傳遞途中外洩,在遞交表格前你應先將電子表格文件加密儲存。

你可從目錄選擇「工具 下一步 封包」來另存加密的電子表格。 然後從「封包電子表格」對話框中,選擇儲存加密電子表格的位置,再按「確定」鍵。 請注意,已加密的電子表格,只有勞工處才可開啟有關的電子表格。

「封包電子表格」對話框

若成功儲存加密的電子表格,會出現電子表格已成功被封包的訊息。

「資料」對話框出現電子表格已成功被封包的訊息



6.7 傳送電子表格

在遞交表格之前,請先確認已完全填寫整份表格。你可將填妥的電子表格電郵至 eform@labour.gov.hk



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